如何提高供應鏈實物流、信息流速度?給您4點建議,簡化工作流程

[羅戈導讀]在我之前一篇文章《如何設計企業的供應鏈戰略?記住這三個V,成功實施有保證!?》里,提到了供應鏈戰略成功的關鍵就在于增加供應鏈的可視化和速度,并同時降低變化性。今天我們重點來談論一下如何增加供應鏈速度的話題。

在我之前一篇文章《如何設計企業的供應鏈戰略?記住這三個V,成功實施有保證!》里,提到了供應鏈戰略成功的關鍵就在于增加供應鏈的可視化和速度,并同時降低變化性。今天我們重點來談論一下如何增加供應鏈速度的話題。

一、提高速度的方式與權衡

正如我在《記住這三個V》這篇文章中提到過的,想要提高實物流的速度,可以使用更快速的運輸方式,比如空運貨物或是當天送達的快遞服務,但是這些快捷運輸肯定會帶來成本的增加。

一票訂單發給客戶了,發貨人需要看看運費賬單,是否最后還能賺到錢。如果刨去了運費成本后虧錢了,說明一味追求速度的模式是不可持久的。

第二種是使用信息系統軟件來增速信息流,企業以前沒有上系統的,通過實施了ERP項目,一下子鳥槍換炮,把信息水平從石器時代提升到了數字化時代。

信息軟件功能強大,上系統的費用也不便宜,一套ERP軟件加上實施費用至少是7位數,另外每年還有一筆維護費用。這正是印證了去年某汽車品牌的著名廣告語“貴才能好,好才能貴”。

企業如果想要“多快好省”地提高供應鏈速度,不妨可以從流程簡化的角度來入手,也就是通過優化流程,去除掉流程中的不合理、不增值的部分,在不顯著增加成本的前提下,來加快實物流和信息流的速度。

二、倉庫改善項目的啟示

我以前曾經參與過一個倉庫流程改善的項目。在最初階段我們需要了解倉庫運營的所有流程全貌,包括了原料收貨、理貨上架、存儲、揀貨、成品出庫等流程。

當我們向倉庫負責人了解情況的時候,發現現有的流程有點復雜,比如原料收貨的流程就有不少需要來回確認的過程,如果遇到一些來料品質和數量方面的問題,就會影響到倉庫的作業效率。

如同很多倉庫運營流程一樣,倉庫從采購員這里收到供應商到貨信息,倉庫主管會把到貨通知書(第一份表單)打印出來,交給收貨工人。

倉庫在收到貨物后,首先是核對到貨數量是否與單據上的一致。如果發現異常,工人會匯報給主管,并再匯報給采購員決定是否要繼續收貨。

通過了數量核對,接下來就是來料質量檢驗環節,質量人員會進行抽檢,并填寫檢驗清單(第二份表單)。

如果這票來料發現有品質問題,質檢員會通知倉庫主管,然后繼續通知相關采購員。當原料順利通過了數量清點和質量抽檢兩道關口后,就會進入倉庫區域準備上貨架。

此時倉庫的文員就會核對剛入庫貨物在WMS系統中是否已經有了存儲位置,如果沒有的話就在WMS系統中分配一個新的位置。

緊接著,文員打印出一份存儲位置清單(第三份表單),上面標有著儲位信息,交給收貨工人去檢查位置上是否有足夠的的空間,可以存放準備入庫的貨物。

如果儲位不夠的話,貨物只能臨時堆放在空地上,等待以后騰出空間后再上貨架。如果儲位可以存放貨物,收貨工人在存儲清單上記錄下原料品名、數量等信息,然后交給文員用于在ERP系統里做入庫過賬。

由于ERP系統與WMS之間數據沒有打通,不能自動做數據同步傳輸,因此在ERP里處理完畢后,需要把數據導出來,保存在Excel文件中,然后復制粘貼在指定的模板文件里(第四份表單),然后再上傳到WMS,完成庫存數據和儲位信息的更新。

當我們把入庫收貨的這套流程圖畫完以后,都一致認為流程比較復雜,連倉庫主管都覺得有改善的空間,可能是負責倉庫操作的當事人已經習以為常了,所以沒有感覺到問題所在。

倉庫的一些流程是可以優化的,比如儲位空間是否可以在入庫之前就提前確認好?又比如數據在ERP和WMS之間是否可以更好地同步?

再者,完成一次入庫流程需要使用四份不同的表單,有些還需要手動填寫信息,然后才能上傳到系統里,其間都存在著數據輸入錯誤的可能。

通過回顧這些流程和次級流程,我們可以發現不少亟待改善的點,有些是需要進行信息系統方面的優化,還有些只需要調整優化工作流程即可。

三、簡化流程的4點建議

我們暫不討論如何使用信息系統來簡化流程的方法,而是僅從流程簡化的角度來探討提升效率的方法,以下我提供4點建議供大家參考。

1.識別出每個流程步驟和涉及到的相關人員

我們先要搞清楚流程會涉及到哪些職能,包括采購、質量檢驗、收貨等等。每個流程中的具體步驟是什么?當我們把現有的流程捋了一遍后,自然就會發現一些不合理的地方,這些就可能會是影響效率的問題點。

大家在日常工作中也會覺得這里或那里可以改進,但是礙于慣性思維的影響,也就沒有采取行動,這個時候就需要有一股外力來點撥一下。

2.識別出瓶頸工位和可能存在問題的流程節點

就如同上文中的倉庫案例,來料收貨需要確認是否有足夠的儲位來存放貨物,還需要派工人去倉庫現場確認查看,如果空間不足還要另外分配貨架。

這些來來回回的確認工作是挺耗費時間的,容易造成收貨效率低下,造成工作的瓶頸。在數據處理方面,多達四種的表單在不同系統之間進行數據傳輸,不僅效率低下還容易出錯,這些都是潛在的問題點。

3.識別并去除或是簡化不必要的流程

流程是具體展開工作的指導書,通過培訓后,任何人都可以按照同樣的流程操作,保證輸出結果的一致性。

有些流程在設立的時候是合理的,但是環境會發生變化,時過境遷后,一些流程就失去了繼續存在的意義,這時候我們就要去除或是簡化不能給客戶帶來增值的部分。

哪些活動是不增值的?有的時候客戶會主動提醒,但是大多數情況下并不會,需要我們自己思考。

如何識別不增值的活動?這需要我們要多問問自己,客戶會為了這個事兒買單嗎?比如,為了提高產品質量合格率的檢驗,工廠增加了百分百檢驗的環節。雖然我們是出于對產品質量管控的目的,但客戶是否一定會為此買單?或許在客戶看來,稍許的瑕疵無關緊要,但是檢驗工位會增加額外的人工成本,而他們又不想承擔這塊費用。

再比如為了加固產品包裝,我們使用了超出客戶要求范圍之外的額外包裝措施,如果客戶不需要這些額外的包裝,你即使做了也不討好,所以做之前一定要和客戶確認清楚。

4.識別流程的相互關系,改變流程會對別人工作有什么影響

我們要了解誰是具體步驟的負責人,流程如何影響供應鏈績效和輸出。流程都是有相關性的,一個流程的終點,就是另一個流程的起點,它們之間是有關聯的。

當我們變更了一個流程以后,是否會對其他有相關性的流程造成影響?如果擅自改動流程后,是否會讓其他流程執行不下去?

流程中當事人的作用也很大。我們在開會討論流程修改的時候,如果有當事人沒有到場的情況下就盲目做下決定。他們是被宣布更改了流程,在這種情況下,你能指望著對方積極配合你的新流程工作嗎?

簡化流程處理得好的話可以讓整個供應鏈受益,可以為企業增加現金流、信息流、實物流和服務的速度。在具體執行的時候我們也要關注以上這4點,才能更合理、有效地優化流程。

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